ENGLISH
Del

Fra drøm til realitet

En blog om de mange ting, som er forbundet med at være vært for et VM - fortalt
af projektleder Lene Kryger Pedersen

19. juli 2013

Sommeren er over os, og det er vist på høje tid, jeg fortæller lidt om, hvad der er sket på VM-kontoret de forgangne 3 måneder.

Organisationen
Først og fremmet er IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014-teamet udvidet med fire fantastiske personligheder:
        - Louise Lai Wiinholt er VM’s frivillige, frivillig-koordinator. Hun har de forgange måneder haft travlt med at rekruttere de 1500 personer, som skal hjælpe til den 29. marts 2014. Det er takket være personer som Louise og de mange andre frivillige, at store sportsbegivenheder som IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014 kan finde sted i Danmark.
        - Henriette Leth Nielsen startede den 2. april som VM’s marketing, kommunikation og PR ansvarlige. Der er fart over feltet i Henriettes hjørne! På meget kort tid har Henriette fået skabt os et solidt netværk blandt danske og internationale medier, og der er mange spændende historier i støbeskeen, som I kan glæde jer til at følge.
        - Brian Capkan er VM’s frivillige koordinator af tilskuerprogrammet. Brian har god erfaring fra lignende begivenheder i Danmark og har tidligere arbejdet for Copenhagen Volunteers. Brian knokler for at få så mange musikere og barer/caféer med i programmet som muligt – vi forventer at lancere programmet i september.
        - Rasmus Møldrup Lorentzen er den seneste i stalden. Rasmus skal være VMpraktikant i 3 måneder. Hans primære opgave bliver at udvikle storskærmsprogrammet til den store VM-dag. Selvom Rasmus kun skal være praktikant i 3 måneder, forventer vi, at Rasmus forbliver en del af holdet helt frem til 29. marts.

Møder
Alle beslutninger vedrørende IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014 bliver truffet i fællesskab enten på arbejdsgruppeniveau eller på styregruppeniveau. Alt efter hvad beslutningen har af økonomisk betydning for arrangementet.

Arbejdsgruppen afholder møder hver anden uge og består af de personer, der til dagligt arbejder på VM-projektet.

Styregruppen afholder møder alt efter behov og består af repræsentanter fra de 5 parter bag IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014: Dansk Atletik Forbund, Sport Event Denmark, Wonderful Copenhagen, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune.

Sikkerhed/ London Marathon
Efter bombeangrebet i Boston stod det klart for alle, at sikkerheden ved internationale løb skal være i top, og at en beredskabsplan ikke kun er noget, der skal findes i skuffen, men at det er en opgave, der skal tages meget alvorligt, og at vi derfor til VM skal have professionelle folk på opgaven.

London Marathon var det første store internationale løb, der skulle stå sin prøve efter Boston-angrebet. Derfor besluttede vi på VM-kontoret, at vi måtte til London for at lære af de bedste. Det var en stor oplevelse at opleve London Marathon indefra. London Marathon er en af verdens absolut største og ældste maraton-events, og jeg tror ikke, man finder et apparat så stort, professionelt og velfungerende som det. Vi lærte meget, ikke bare om sikkerhed, men om alt, som vi kan få gavn af i forbindelse med VM.

Tidtagning
I London mødtes vi med Seiko for at drøfte mulighederne for tidtagning af de ekstra 25.000 deltagere, der ekstraordinært skal være med i 2014. Seiko er tidtagningspartner for IAAF’s elitedeltagere, og eftersom vi har lovet, at alle vores deltagere vil få den samme VM-oplevelse, så har vi nu indgået en samlet aftale med Seiko, der både dækker eliten og motionsfeltet.

Tilskuerprogrammet
Vi har været gennem mange overvejelser i forbindelse med tilskuerprogrammet. Da vi indledte planlægningen af IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014, afholdte vi en kreativ workshop, hvor alle tænkelige idéer blev smidt på bordet. Siden er disse idéer løbende blevet hentet frem og justeret i takt med, at det egentlige program har taget form.

Én ting, som alle dog var enige om fra start, og som alle undersøgelser viser, var, at det som gør et løb til en succes for deltagerne er, at der er en fantastisk stemning langs ruten på dagen!

Vores første idé var at skabe fem hot spots langs ruten, hvor der både skulle være musik, storskærme, live speak osv. Men vores studietur til London gav os et nyt syn på sagen.

Markedsføring
Som kort beskrevet, i afsnittet om Organisationen, har vores nye marketing, kommunikation og PR-ansvarlige, Henriette, haft rigeligt med opgaver at kaste sig over fra dag 1.
Henriette kommer fra PR og kommunikationsbranchen og har derfor et hav af gode idéer til spændende historier, der frem mod marts 2014 kan styrke folks kendskab til IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton.

Fra efteråret kan I glæde jer til at følge alle typer af interessante løbere, der skal deltage i VM i 2014. Der vil være kendte, som tager udfordringen op og i samråd med tidligere landstræner Thomas Nolan går i skarp træning et halvt år før løbet. Vi løfter løbende sløret for, hvem de kendte personer er.  Derudover vil vi også følge den danske elite samt en række danske motionsløbere. Hold øje med de danske medier fra efteråret, da I vil møde løberne i et bredt udsnit af disse.

Følg os på www.facebook.com/VMHalvmaraton2014
Facebook er en god måde at holde sig orienteret på, da vi på Facebook fortæller, hver gang vi har opdateret www.copenhagen2014.dk med nyt stof eller hvis nye spændende artikler om VM har været publiceret. Derudover kan I på vores Facebook-side også læse vores daglige råd og anden relevant info om løb.

Siden februar har vi udsendt månedlige infomails til vores deltagere. Formålet med disse mails er at give deltagerne seneste vigtige, relevante og praktiske info om deltagelse i løbet. De måneder, hvor der ikke er så meget praktisk at fortælle tilføjer vi et par gode historier. Vi vil dog anbefale jer at læse info-mailen hver måned, så I ikke går glip af vigtig info. Det bliver også via disse mails, at info om udlevering af startnummer osv. bliver givet, når tiden nærmer sig. Hvis man ikke modtager disse mails, kan det være fordi ens e-mail er registreret forkert i systemet. Det kan også være, at mailen er havnet i spam. Info-mails udsendes hver den 29. i måneden og kan herefter også findes på hjemmesiden www.copenhagen2014.dk

www.copenhagen2014.dk kan I læse alt om IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014. Ud over praktisk info kan I også følge diverse blogs og tiltag frem mod VM på siden På Vej Mod VM 2014. Her kan I blandt andet følge den danske elite, Wilson Kipketer og min blog, som er den, I læser nu. På denne side kan I også læse om VM Klubber, som er en række atletik- eller løbeklubber rundt om i Danmark, der har indvilget I at tage en VM-træneruddannelse og herefter tilbyde allerede tilmeldte deltagere OG NYE, målrettet træning fra 29. september 2013 til marts 2014. Se hjemmesiden for flere detaljer.

Ud over ovenstående har marketingafdelingen også haft travlt med at forestå salg af internationale startnumre i samarbejde med Albatros, udarbejde en massiv marketing- og byudsmykningsplan til ugerne op til VM samt påbegyndt planlægningen af borgerinformation og erhvervsservice, hvilket er en meget stor opgave i sig selv.

Samarbejdspartnere og sponsorer
Normalt kan det være en stor udfordring at fange mulige sponsorers opmærksomhed, men når et verdensmesterskab, inden for en af verdens største sportsgrene, kommer til landet, så åbnes flere døre end vi tidligere har oplevet. Dette er vi selvfølgelig meget glade for.

Det er dog IAAF, der som udgangspunkt ejer alle sponsorrettigheder og derfor også dem, der bestemmer indholdet i alle de nationale aftaler, som vi indgår på vegne af VM 2014.

AL-Bank var de første, der greb muligheden for at blive sat i forbindelse med IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014 som titelsponsor! Ud over at være titelsponsor ønsker AL-Bank også at være synlige og bidrage til arbejdet med de frivillige samt være med til at skabe det bedste hot spot på Rådhuspladsen på selve VM-dagen.

Leaseplan kom også om bord tidligt i forløbet. I Danmark er vi generelt gode til at tage hensyn til miljøet, men derudover forsøger vi at gennemføre alle de grønne tiltag, som vi har mulighed for, blandt andet at anvende el-biler fremfor almindelige biler. Derfor er vi meget glade for, at Leaseplan bliver vores officielle el-billeverandør.

Derudover er vi i dialog med sponsorer til vand, energiprodukter samt beklædning. At indgå sponsoraftaler kan være en lang proces, eftersom aftalen både skal godkendes af IAAF, sponsoren og os, men det er altid en god fornemmelse, når nogen ønsker at bidrage positivt til éns event.

29. marts 2013

Der er nu kun 1 år til, at vi alle befinder os på Christiansborg Slotsplads klar og forventningsfulde!

Måske tænker du: ”kun” ét år, da man jo som løber ofte først påbegynder den målrettede træning til et halvmaraton seks måneder inden. Men som VM-arrangører har vi været i gang siden november 2011, hvor Dansk Atletik Forbund sammen med Sport Event Denmark og København fik tildelt den internationale begivenhed.

Ruten
En af de første og mest centrale ting i planlægningen var selve ruten. Hvordan fører man bedst 25.000 mennesker gennem København – og forbi hovedstadens vigtigste seværdigheder? Det skete i samarbejde med Københavns og Frederiksberg Kommune samt Metrobyggeri og Movia. Resultatet blev en hurtig rute med næsten ingen stigninger - ganske enkelt perfekt til en verdensrekord!

Den BLÅ linje
I efteråret 2012 blev den flotte Copenhagen 2014 design BLÅ linje skabt i samarbejde med E-Types. IT-firmaet ClubPeople fik det siden integreret på hjemmesiden, og vi var meget tilfredse med resultatet af begge dele – ikke mindst med sitets tilmeldingsmodul, som virkelig bestod sin prøve den 29. november 2012, da tusinder af brugere klikkede sig ind for at sikre sig et startnummer.

International opmærksomhed
Det internationale atletikforbund, IAAF, der ejer begivenheden, arbejder tæt sammen med den danske VM- organisation. Derfor kommer delegerede fra IAAF på besøg med jævne mellemrum for at sikre, at planlægningen forløber, som den bør. De høje herrer fra hovedkontoret i Monaco har alle været yderst tilfredse med, hvad de har set de to gange, de har været her for at inspicere blandt andet ruten. Ikke mindst har de fremhævet København som foregangsland, og det er primært takket være jer, der på åbningsdagen for salget fik vist omverdenen, at Danmark er en ambitiøs løbenation. Historien om, hvordan København på få timer fik solgt 18.000 startnumre, gik jorden rundt. Det har forstærket den store internationale opmærksomhed og interesse for de resterende 5.000 startnumre, der snart bliver sat til salg internationalt via Albatros Travel.

Elite og motion – samme VM-oplevelse
Som arrangører af VM er vi meget glade og stolte over, at IAAF har troet på vores idé om at integrere motionsløbet som en reel del af verdensmesterskabet, hvor I følger lige i hælene på eliten. Sammen med IAAF arbejder vi videre på at producere medaljer, startnumre og andet, som kan anvendes til både jer og eliten, idet alle skal have den samme store VM-oplevelse.
Vore tidlige forberedelser og igangværende planer har skabt store forventninger til København som værtsby. Men den primære forhåbning er, at det bliver en uforglemmelig oplevelse for jer!

Her kan I se, hvad David Bedford, direktør for London Maraton, og Paul Hardy, IAAF Competitions Director, sagde efter deres første besøg i november 2012
Interview David Bedford 
Interview Paul Hardy 

Et hav af opgaver
Forude venter, at vi skal have styr på ruteplanlægning, afspærringsplaner, skiltning, musikprogram, tv-produktion, sikkerhed, borgerinformation, toiletter og rengøring, tidtagning, resultatformidling, væskedepoter, VIP faciliteter, call room, opvarmning, pressefaciliteter, førstehjælp, dopingkontrol, underholdning, ceremonier, storskærme, officielle middage, hoteller, forplejning, transport, markedsføring, 1500 frivillige, indrejsevisum, akkreditering, forsikringer. Allerede forpustet? Så er det godt, at du ”kun” skal løbe med…

Lene Kryger Pedersen
Projektleder IAAF/AL-Bank VM Halvmaraton 2014